Tips & Tricks för Microsoft 365 i mobilen
Ny eller erfaren på Office 365, här är några tips för telefon/surfplatteanvändning när du använder Office 365.
Bakgrunden till dessa tips är att du ska använda Office 365 som din primära plats för "allt". Därför ska du också använda de mobilappar som finns för Office 365, och t.ex. inte använda mobilens inbyggda kalender. Både Android och iPhone kräver att du använder deras kontotyper för att starta upp telefonen, och det är då lätt att tro att du även ska använda deras appar för mail, kalender och kontakter. De ska du ersätta med apparna för Office 365 istället, alternativt koppla ihop förinstallerade appar med ditt Office 365 konto.
Några argument till varför "allt" ska vara i Office 365
• Allt ligger säkert i Microsoft Office 365
• Du kan använda valfri enhet och alltid komma åt allt ditt data
• Vid byte av dator/mobil/surfplatta går det fort att komma åt ditt data igen
När du fixat eller bestämt vilket konto du ska använda på telefonen är det dags att anpassa telefonen/surfplattan. När allt det är gjort som leverantören av enheten vill att du ska göra på telefonen, då är det dags att lägga till anpassning för Office 365.
Installera nu Microsoft apparna från App-Store / Google Play:
• Outlook
• OneDrive
• Office
• Teams
I varje app loggar du in med ditt Office 365 konto, alltså din epostadress.
Det finns många fler Microsoft appar för Office 365 som du kan välja att installera vid behov.
Både Android och iPhone kräver att du använder Apple resp Googles egna kontotyper för att starta upp telefonen. Dessa kontotyper slutar vanligen på @icloud respektive @gmail. Men du kan även ha din e-postadress från Office 365 som ett sådant konto. Vill du göra det ska du skapa Google/Apple-id på en dator INNAN du anpassar telefonen (surfplattan). Notera att om du skapar ett konto på detta sätt så har det samma användarnamn som din e-postadress i Office 365, men det är i övrigt helt olika ditt Office 365 konto. B.la. är det helt olika lösenord, därför att det är olika konton.
Alltså du har då:
• Ett Office 365 konto, din e-postadress är ditt användarnamn
• Ett Google eller Apple-ID (med samma användarnamn som Office 365 kontot)
Google/Apple-Id som skapas på detta sätt har samma funktioner som vanligt, utom att mail, kalender och kontakter inte hanteras av Google/Apple, de objekten ligger i Microsoft Office 365.
Fördelen med att ha ett Google/Apple-ID skapat med din företags-epostadress är att e-post, kalender och kontakter ligger i Office 365 där du har mer plats, högre säkerhet och utmärkt skydd för spam och nätfiske mm.
Du ska ha olika lösenord på respektive konto (Office 365 kontra Google/Apple-ID) för säkerhets skull.
Med Outlook appen i datorn fungerar allt på en gång. Bara att logga in.
Outlook i mobilen/surfplattan fungerar också bra direkt med mail, kalender och kontakter. Men dina kontakter visas inte i Telefon-appen när du ska ringa eller SMS’a dem. Du måste anpassa den funktionen för att det ska fungera. Det är lite olika på iPhone kontra Android, där Android kan synka båda vägarna, telefon-appen <-> Office 365, medan i iPhone går det bara en väg, från Office 365 till telefonappen. Nya kontakter som skapas i Office 365 miljön, i Outlook, kommer alltid att vara tillgängliga i telefonappen (och för SMS). Om du har Android och vill spara det nummer som ringt så ska du spara det från telefonappen direkt i Office 365, inte på telefonen eller i Google. Har du iPhone måste du tyvärr än så länge skapa en ny kontakt i Outlook och skriva in (klipp och klistra?) telefonnumret dit från telefonappen – Apple stöder inte två-vägs-synk av kontakter idag.
Principen för att ställa in detta är:
Ge behörigheter
Ange att Outlook appen är behörig att använda Kalender, Kontakter och lagring:
Android:
Inställningar -> Appar -> Outlook -> Behörigheter: Klicka på Kalender/Kontakter/Lagring för att ange tillåt.
iOS:
Inställningar -> Outlook -> Bakgrundsuppdatering -> Slå på
Ställ in att synka kontakter i Outlook:
Outlook -> Inställningar -> [ditt Office-365-konto] -> Synka kontakter
Dubbelkolla att du synkroniserar dina kontakter ifrån Office 365 till Outlook i telefonen/surfplattan:
1. Öppna Outlook appen
2. Tryck på meny-knappen överst till vänster
3. Tryck på kugghjulet längst ned
4. Tryck på ditt konto (Office 365)
5. Verifiera att ”Synkronisera kontakter” är påslaget
Kalendern
Kalenderappen i telefonen ska du inte använda. Outlook ersätter den appen (gillar du inte kalenderdelen i Outlook finns det andra tredje-parts appar som kan användas). Kalenderappen i telefonen är oftast inte kompatibel med Office 365 och om du använder den har du inte tillgång till din kalender kopplad till din epost. För Android kommer Microsoft att ge stöd för kalendersynk mellan Office 365 och kalenderappen i Android under hösten 2020, men just nu finns det ingen information om samma funktion kommer för iPhone.
Dubbelkolla att du synkroniserar din kalender ifrån Office 365 till Outlook i telefonen/surfplattan:
6. Öppna Outlook appen
7. Gå till Kalendern
8. Tryck på meny-knappen överst till vänster
9. Kolla att ”Kalender” är förkryssat, visas överst i listan, annars kryssa på den
Funkar det inte? Kontakta Vanjos eller sök svar själv på internet, det finns både artiklar och videos där som kan hjälpa dig.
Visst vill du spara de foton och filmer du tar säkert i din OneDrive för Företag. Där har du 1 TB lagring, så det räcker en stund.
Gör så här för att ställa in automatiken:
1. Ge OneDrive behörighet i app-inställningar för telefonen att använda Kameran.
När du ändå är där, se till att OneDrive appen också är behörig på Lagring och Kontakter.
2. Öppna OneDrive appen
3. Tryck på ”Jag”
4. Välj Inställningar
5. Tryck på meny-knappen överst till vänster
6. Välj kamerauppladdning
7. Tryck Välj konto för kamerauppladdning
8. Markera ditt Office 365 konto
9. Slå på kamerauppladdning och bekräfta
10. Slå på ”Ta med videoklipp” om du vill att inspelade filmer ska laddas upp till din OneDrive
OBS! Det är inte ovanligt att Kamerauppladdning slås av automatiskt när OneDrive appen uppdateras (Android). Då får du gå igenom punkt 2-10 ovan igen för att aktivera.
Med Office appen i telefonen kommer du åt alla dina dokument och många fler bra funktioner, bl.a. skanning och spara som PDF direkt i OneDrive, SharePoint och Teams. Eftersom allt som sparas i Office 365 också är lätt att finna via sök, så kan du i Office appen lätt hitta det du söker.
Skanna till PDF och spara till Office 365
Go Digital!
Använd Office appen för att skanna in bilder och dokument direkt till Office 365. Du väljer format och plats, i OneDrive, Teams/SharePoint. Eftersom varje team i Teams lagrar sina filer i SharePoint så väljer du SharePoint som plats även då du vill spara i Teams.
Sparar du i Teams/SharePoint så har alla som har tillgång till den platsen direkt behörighet och kan komma åt din skanning. Sparar du i OneDrive kan du dela ut filen till andra också.
Arbeta överallt med vem som helst
Teams i mobilen eller surfplattan gör att du kan göra nästan allt som finns i Teams när du inte sitter vid datorn. Ring och mötas, chatta, jobba med filer, delta i inlägg osv. Du kan samarbeta med alla personer, både inom din organisation utanför.
Boka gärna en demo där vi visar exempel på hur du använder Teams i mobilen.
.