Working Cafe

Högre säkerhet

Inbyggt i Microsoft 365 finns stöd för två-fas autentisering. Dvs. att vid inloggning kräva engångslösenord eller liknande. Ett sätt att göra det på är med Microsoft Authenticator som en app på telefonen. 

Två-fas autentisering kan vara avslaget för din MS365 miljö. Finns det intresse av att slå på detta, eller fråga om de olika alternativen, då kontaktar du oss.

Guide för nya användare av Microsoft 365 (MS365)

Detta är en best-practice för dig som har en Microsoft 365 prenumeration där Microsoft Office ingår för installation på datorn. Guiden kan även användas för användare som inte har en Microsoft 365 licens där Office på datorn ingår om du hoppar över vissa steg. Guiden riktar sig i första hand till användare i företag/organisationer som inte har ett eget lokalt Active Directory (AD) där arbetsdatorerna är anslutna till detta AD.

Notera: Active Directory är inte samma sak som Azure Active Directory.

Bäst upplevelse blir det om datorn är ansluten till Azure Active Directory (AAD). Det kan göras med datorer som kör Windows 10 PRO eller Windows 10 Enterprise. Då kan du alltid logga in på datorn med ditt Microsoft 365 konto direkt, och genom att du gör det så blir inloggningar till tjänster i Microsoft 365 integrerade automatiskt och du slipper att logga in per program du kör. Övriga datorer som t.ex. Windows 10 Home eller Mac kan också användas, men då saknas de fördelar som en AAD ansluten dator har. Notera att Windows 7 har dött, så om du inte har Windows 10 ska du uppgradera eller byta dator.

Oavsett om datorn ansluts till AAD eller registreras där (se nedan) så ska du alltid logga in med din e-post adress, dvs. ditt användarnamn för Microsoft 365. Håll lösenordet för sig själv, och låt det vara unikt. På Windows datorer kan du också ha en PIN-kod vid inloggning på datorn som kan användas istället för lösenordet på just den datorn. Både bra och dåligt. Det som är bra med att alltid ange lösenord är att du kommer ihåg det. Microsoft 365 har stöd för två-fas autentisering, och om det är inställt att användas så får du vid inloggning även ange ett engångslösenord eller motsvarande. Prata med Vanjos om att aktivera två-fas autentisering om det önskas och ditt företag/organisation inte använder det idag.

Se till att din Windows 10 mår bra, du kan få lite tips om det här.

MacOS användare ska också se till att alltid ha sitt system uppdaterat för att allt ska fungera.

Anslut datorn till Azure Active Directory (Windows)

Varje Microsoft 365 miljö har sitt eget Azure Active Directory. Där hanteras användare, grupper och datorer mm.

 

När datorn ska anslutas till AAD (Windows 10 Pro eller Enterprise)

Följ instruktionerna på Set up Windows devices for Microsoft 365 Business Premium users - Microsoft 365 Business | Microsoft Docs, OBS! Det luriga med Microsofts guide är att hitta den blå länkade texten där det står "Join this device to Azure Active Directory". Läs noga! Är det en ny dator kan du i många fall bara logga in direkt med ditt Microsoft 365 konto när datorn startas första gången. Då ansluts datorn automatiskt till AAD (då är allt klart, och du kan bekräfta det genom att titta på inställningarna enligt Microsofts guide ovan).

OBS! Om du redan använder datorn så har du troligtvis en hel del filer och inställningar redan. När du loggar in efter det att du anslutit datorn till AAD så skapas en ny användarprofil och den är tom! Din gamla profil är dock kvar. Bästa sättet är i detta scenario att innan du ansluter datorn spara inställningar och filer på en plats som du kommer åt ifrån den nya användarprofilen, t.ex. på "Delade dokument". Du hittar platsen genom att skriva %public% i sökrutan, eller skriv det i kör-rutan. När du sedan loggat in första gången efter att dator är AAD ansluten så kopierar eller flyttar du informationen därifrån. Filer är bäst att ha på OneDrive.

Använder du Microsoft 365 Business Premium eller E3/E5 licensen kan administratören också övervaka säkerhetsinställningar, policys och virusskydd.

För övriga Windows datorer (inte AAD ansluten)

Följ guiden Registrera Windows 10-enhet i Intune | Microsoft Docs och registrera datorn i AAD. Det är inte samma som att ansluta datorn till AAD, men nära.

Effekten blir att Windows datorn blir möjlig att hantera av administratören för ditt företags Microsoft 365 miljö.

skriva på dator

För Mac OS

Stöd saknas för AAD anslutning av MacOS datorer, men det finns stöd för enhetsregistrering, se denna länk för att göra det:

Registrera din Mac med Intune-företagsportalen | Microsoft Docs

Effekten blir att din Mac dator blir möjlig att hantera av administratören för ditt företags Microsoft 365 miljö.

Inställningar att göra en gång på datorn

Ange Edge som standard - den passar bäst för dig som har en AAD ansluten dator. Du kan använda Chrome också, men då krävs oftast fler inloggningar. Med Edge som standard och en AAD ansluten dator så minns Edge att du har loggat in i MS365 på själva datorn (Windows). Då kommer du mindre ofta att bli uppmanad att logga in eller bekräfta att du är du. Safari fungerar som alternativ på Mac OS på samma sätt som Chrome. Notera: Internet Explorer är död och ska inte användas.

 

Gå till www.office.com. För en Windows 10 dator som är AAD ansluten och inloggad som dig själv på datorn ska det gå automatiskt, du ska inte bli uppmanad om att logga in. (Bokmarkera gärna sidan!)

 

  1. Installera Office, du ser länken ovan. Medan installationen pågår, fortsätt med nedan:

  2. Öppna Outlook på webben

  3. Verifiera eller ange din tidszon i Outlook kalendern

  4. Öppna Onedrive på Webben

  5. Starta synk av OneDrive

  6. Anpassa OneDrive; Aktivera säkerhetskopiering av Dokument, Bilder, Skrivbord (Windows)

  7. Om du har filer på datorn redan som du kan definiera som dina egna, flytta dessa nu med utforskaren till OneDrive. Genom att göra det med Utforskaren när OneDrive är inställt, så kommer OneDrive att ladda upp alla de filerna åt dig. Om det är många filer kan det ta en stund, men du behöver inte vänta. Den blåa OneDrive ikonen nere vid klockan visas status.

  8. Har du filer som du gärna vill dela med andra, lägg dessa på Teams - se nedan.

 

När Office är installerat

  1. Starta Word

  2. Acceptera licensregler och ställ in Open XML som standard

  3. Verifiera att Office är

    1. i aktuell version, ska stå; Produkt med prenumeration + Microsoft 365-applikationer för företag

    2. licensierat till ditt namn/e-post adress

  4. Välj ÖPPNA på menyn

    1. Verifiera att du ser en länk till både din OneDrive - "företagets namn" och till Webbplatser - "företagets namn"

  5. Stäng Word. Excel och övriga program i Office sviten ärver inställningarna automatiskt.

  6. Starta Outlook på datorn + skapa Outlook profil.

    1. Kolla i Outlook längst ned att det står "Ansluten till: Microsoft Exchange".

    2. När allt är synkroniserat klart kommer det att stå "Alla mappar är uppdaterade".
       

Teams

Starta Teams. Om du inte har Teams appen på datorn, öppna först Teams på webben via www.office.com och välj att från Teams webb installera Teams appen. Ställ in i Teams appen så att Teams startar automatiskt. Passa på att ställa in dina enheter för ljud och video också. Inställningar finns via ditt foto uppe till höger.

Inställningar att göra på mobilen

Du ska använda Outlook på mobilen. Den inbyggda epost appen ska (bör) inte användas för Microsoft 365 och klassificeras som mindre säker. Följ guiden för mobilinställningar här.

MS365.png

Använda Microsoft Office 365

Allt startar på www.office.com. Därifrån når du alla de appar du har tillgång till. Upp till vänster på sidan finns app-menyn, som visas i de flesta appar du kör, så att du kan hoppa mellan apparna direkt utan att gå via startsidan www.office.com.

 

Mail kan köras på flera sätt: 

  1. Webbmail 

  2. Outlook på datorn 

  3. Outlook i mobilen/surfplattan 

 

Office programmen

Word, Excel, PowerPoint och OneNote kan köras antingen i webbläsaren (enklare variant) eller på datorn om Office är installerat. Dessa finns även som mobilappar. 

Arbeta med filer

Spara alla filer i Office 365.

 

För gemensamma filer ska Teams och/eller SharePoint användas. Spara filer i din OneDrive Företag för filer som är mestadels är bara för dig. Gör du detta är allt sparat säkert och kan lätt delas med de personer du behöver dela med.

 

Varje gång du sparar en fil så skapas en ny version (500 är standard). Det gör det lätt att backa om du gjort fel, dessutom kan du alltid veta att den fil du ser [först] är den senaste, och det vet alla andra du delar med också. Namnsätt inte filerna med versionsnummer, det är onödigt i de flesta scenarios, och använd gärna långa filnamn. Ju bättre filnamn, ju lättare har andra att förstå vad dess innehåll är, och det blir lättare att hitta filer via alla de sökfunktioner som finns.

 

Det är också möjligt att arbeta samtidigt i en fil, det fungerar för Word, Excel och PowerPoint. Samt förstås med OneNote också, även om OneNote fungerar något annorlunda.

Dela istället för att maila. Antingen med Teams, eller enskilda filer/mappar i din OneDrive. Det gör att alla du kommunicerar med jobbar med aktuell fil, glöm kaoset att veta vilken fil som är aktuell som händer om du sänder bilagor via mail.

 

Raderade filer kan återtas inom 90 dagar. Behöver du mer säkerhet än versionshantering och papperskorgen, då går det att köpa till.

 

Teams

Använd Teams när du vill dela något med dina kollegor eller samarbeta med personer utanför företaget. Det är enklare än att dela enskilda filer i din OneDrive, du bjuder bara in alla som behövs i ditt team till Teams.

 

Det finns möjlighet att synka filer/mappar i Teams till dator om du skulle behöva.

 

Teams kan köras i webbläsaren eller som en app, appen finns för dator, mobil och surfplatta. Med Teams kan du också chatta, ringa och skapa/delta i onlinemöten.

 

Det finns många möjligheter med Teams, t.ex. att ha många team, flera kanaler, appar integrerade och mycket annat. Många företag/organisationer har blivit så förtjusta i Teams så att strategin är att "allt" ska vara i Teams, ingen ska behöva lämna Teams för att gå till något annat program!

Sök och finn

Allt som lagras i Microsoft 365 miljön kan du hitta genom att söka, oavsett vart innehållet är. Sökfunktioner finns på många ställen, i flera appar. Behöver du söka på allt överallt så kan du gå till SharePoint (www.office.com -> SharePoint). Där finner du filer och annat innehåll från alla ställen utom mail. Du kommer alltid bara att få träff på innehåll som du har rätt att komma åt. Mailinnehåll söker du i Outlook.

Arbeta hemifrån

Arbeta effektivt på distans 

Flera av tipsen kan även användas för dig som jobbar på kontoret. 

Inrätta en arbetsplats 

Hitta en plats i hemmet där du kan koncentrera dig. Om du är på en plats med bakgrundsstörningar kan du använda bakgrundsoskärpa i Microsoft Teams för att hålla kollegorna fokuserade. 

Kommunicera, kommunicera, kommunicera 

Tempot när du arbetar online hemifrån kan skilja sig från hur det är på kontoret. Hemma kanske du ägnar dig åt både arbetet och barnen. Meddela dina kollegor hur ditt schema ser ut så att de vet när de kan kontakta dig. 

Använd onlinemöten 

Se till att alla möten har ett alternativ för att delta online, så att kollegor kan vara med var de än arbetar. Aktivera video så att du och teamet kan interagera ansikte mot ansikte och få bättre kontakt. 

Var uppmärksam och inkluderande 

I ett konferenssamtal med många deltagare kan det vara svårt för personer att dela sina åsikter. Pausa ofta för att ge tid för frågor och påminn deltagarna att de kan använda chattfönstret när de vill dela sina tankar. 

Spela in mötena 

Välj att spela in mötet när du startar det. De kollegor som inte kan delta i mötet kan titta senare eller söka i den automatiskt skapade avskriften efter viktig information. Då kan alla på ett enkelt sätt gå igenom sådant de missat eller som de vill höra igen. 

För samman teamet 

Att arbeta på distans kan kännas ensamt. Det är viktigt att skapa tillfällen för hela teamet att träffas virtuellt, oavsett om det handlar om att kläcka idéer med Microsoft Whiteboard-appen eller dagliga kontakter över en virtuell kopp kaffe. 

Ha kul 

Använd Teams för att uppmuntra till roliga aktiviteter och utmaningar som håller arbetsmoralen uppe. Att hålla fototävlingar eller berömma medarbetare för kreativa idéer är ett bra sätt att skapa ett energiskt team som är positivt och engagerat. 

 

Självstudier 

Använd de här tillgångarna för att snabbt komma igång med Teams: 

Onlinelektioner 

Se hur alla funktioner i Teams används i praktiken och få dina frågor besvarade. Lektionerna körs både live och finns inspelade. Mer information här

Utbildning

  • Använd de inbyggda hjälpfunktionerna som finns i de flesta appar.

  • Be Vanjos om hjälp att installera en utbildningsportal eller Teams-appen för styrd utbildning i er Microsoft 365 miljö. Med den kan alla i företaget lätt hitta och genomföra den hjälp och utbildning de behöver.

  • Det finns massor av online utbildning på internet, mycket är gratis också.
    T.ex. kan du börja här: Microsoft 365 Basics utbildningsvideo - Office 365

  • Boka en eller flera utbildningar med Vanjos för de områden som är av intresse. 

Support 

Får du problem, Kontakta Vanjos